Blog: De faciliterende en blokkerende rol van data governance bij migratietrajecten

Resultaat in data governance

Door de jaren heen is het belang van de beschikbaarheid en kwaliteit van data alleen maar groter geworden. Dit komt ook terug in grote migratie trajecten waar Marcadus bij betrokken is. Collega Alon Voet deelt graag zijn top drie tips om uitdagingen met data governance preventief te tackelen.

Blog: De faciliterende en blokkerende rol van data governance bij migratietrajecten

Je kent het wel, je bent een project aan het managen, houdt alle ballen in de lucht en hebt het overzicht. Rapportages opstellen verloopt soepel, de scope is duidelijk en de stakeholders en stuurgroep worden structureel en op efficiënte wijze geïnformeerd. Als kers op de taart is alles uit te voeren binnen het afgesproken budget en tijdslijnen. Tijdens het lezen hoor ik je al denken: “Ho eens Alon, je schetst hier een utopisch beeld. In de praktijk verlopen projecten nooit vlekkeloos, er komt altijd wel iets naar boven drijven wat niet is voorzien.”

Helaas een harde waarheid. Elke project manager is wel eens geconfronteerd met een cadeautje uit Pandora’s box. Deze blog zal lang niet uitgebreid genoeg zijn om alle oorzaken hiervan aan de kaak te stellen. Wel zie ik vanuit mijn ervaring een trend, die bij elk project terugkomt als oorzaak voor inefficiënties. Namelijk, ad hoc data governance.

Momenteel ben ik projectleider voor meerdere trajecten bij een groot migratie-programma. Binnen het programma zijn er meerdere grote organisaties waarmee geschakeld moet worden om voortgang te boeken waarbij elke organisatie een eigen beleid heeft ten aanzien van data. Daarbij hebben de desbetreffende organisaties ook een eigen governance structuur die bepaalt hoe er moet worden omgegaan met data, inclusief hoe en waar dit wordt opgeslagen en verzonden, wie er toegang toe heeft, tot welk niveau en welke acties kunnen worden uitgevoerd op de data. Deze verschillende manieren waarop met data wordt omgegaan vormt een groot risico als deze moet worden gecombineerd binnen een project.

In de context van grote migratie trajecten zijn er meerdere tips die kunnen helpen om problemen preventief te tackelen. Hier mijn top drie.

1. Anticipeer tijdig op het politieke landschap

Binnen migratie trajecten zijn er regelmatig concurrenten die binnen een project moeten samenwerken. Dit zorgt voor een interessant spanningsveld waar het niet vanzelfsprekend is dat alle data met elkaar mag worden gedeeld. Dit kan een obstakel vormen als hier niet tijdig op wordt geanticipeerd. Zorg dat je op basis van de gevraagde deliverables, met alle partijen definieert welke informatie er nodig is om alles tot een goed einde te brengen. Een duidelijke definitie vooraf zorgt ook dat binnen die organisaties de data uitvraag goed kan worden uitgezet. Grote organisaties zijn vaak gebonden aan eigen intern data beleid wat resulteert in processen met een lange doorlooptijd om informatie boven water te krijgen. Foutieve of onvolledige verwachtingen kunnen direct leiden tot vertraging op het project.

2. Zorg voor één waarheid

Hoe meer stakeholders betrokken zijn bij een project, hoe complexer het wordt om grip te houden op de data. Het is essentieel om te kijken hoe verschillende partijen met data omgaan. Wellicht is de data niet aanwezig of onvolledig omdat de organisatie zo ingericht dat data gedecentraliseerd wordt bijgehouden en daardoor niet uniform is. Hoe zorg je ervoor dat iedereen dezelfde kant op kijkt? Hoe voorkom je dat bedrijven eigen administraties gaan bijhouden zonder die af te stemmen met andere partijen? Zorg altijd dat er één bron van informatie gebruikt wordt om de processen te faciliteren met informatie. Beschouw deze bron als de zogeheten Golden Record, de databijbel, iets waar niet aan getoornd kan worden. Alleen met een duidelijke master data management strategie, kan dit worden gerealiseerd. Laat jezelf tijdig informeren over de beschikbaarheid en kwaliteit van data van de verschillende bronnen. Hoe eerder je de inconsistenties detecteert, hoe meer tijd je hebt om een oplossing in te richten.

3. Bescherm jouw project tegen Cyber Security

Vandaag de dag kan cyber security een significante factor zijn in de beschikbaarheid van je stakeholders, zeker in Corona tijden. Sommige bedrijven willen bijvoorbeeld geen Microsoft Teams gebruiken, en werken alleen maar met Google Meet. Andere bedrijven gebruiken vooral Teams maar geen Zoom etc. Dit kan behoorlijk blokkerend werken als je een voortgangsoverleg wilt plannen met alle partijen. Zoek hierbij gezamenlijk naar een oplossing waarbij traditionele telefonie en moderne ‘call’ software mogelijk kan worden gecombineerd.

Hetzelfde geldt voor document management systemen. Organisaties hebben vaak een zeer streng beleid als het gaat om het uitwisselen van gevoelige data. Probeer maar als project manager een actie, risico en issue lijst bij te houden als niet alle stakeholders deze documenten kunnen inzien. Ook hier is het essentieel om tijdig het beleid van je stakeholders te toetsen aan jouw operationele behoeftes. Mogelijk kan hierbij een externe partij worden ingeschakeld die dit proces veilig begeleidt.

Bij een immens migratie traject is het onvermijdelijk dat er zaken uit Pandora’s box komen. Wees je hier altijd van bewust van en probeer preventief bottlenecks uit te sluiten in plaats van achter de feiten aan te hollen. Voorkomen is beter dan genezen.

Meer weten over data governance en hoe dit kan helpen om projecten op tijd en binnen budget op te leveren. Neem dan contact met ons op!

Andere cases

Blog: De weg van ERP naar de wereld van PREFAB

Manufacturing Execution Systems (MES)

Lees meer

Blog: De weg van ERP naar de wereld van PREFAB

Blog: De faciliterende en blokkerende rol van data governance bij migratietrajecten

Resultaat in data governance

Lees meer

Blog: De faciliterende en blokkerende rol van data governance bij migratietrajecten

Blog: Opdracht starten op afstand

TIPS EN TRICKS

Lees meer

Blog: Opdracht starten op afstand

Blog: Inzicht door data en managementmodel te koppelen in dashboard

Effectief gebruik van data

Lees meer

Blog: Inzicht door data en managementmodel te koppelen in dashboard

Blog: De menselijke kant van data

Succesvolle verandering

Lees meer

Blog: De menselijke kant van data

Blog: Service in projecten

Rust in de uitvoering

Lees meer

Blog: Service in projecten

Blog: Later was alles beter

Verandermanagement bij strategie implementatie

Lees meer

Blog: Later was alles beter

Blog: Reinventing the ERP wheel

Succesvolle ERP verandering

Lees meer

Blog: Reinventing the ERP wheel

Blog: De Business Data Scientist

De held van process mining

Lees meer

Blog: De Business Data Scientist

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Resultaat in een agile omgeving

Lees meer

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Process mining in de praktijk

Lees meer

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Blog: Overeenstemming in no time

Resultaat in project management

Lees meer

Blog: Overeenstemming in no time

Case: Release management implementatie in de geo keten

Samen naar zekerheid in IT leveringen

Lees meer

Case: Release management implementatie in de geo keten

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

De energietransitie in de praktijk

Lees meer

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

Case: Third party delivery in collect return process

Van data naar dashboarding en monitoring

Lees meer

Case: Third party delivery in collect return process