Blog: Opdracht starten op afstand

Tips en tricks

Starten met een opdracht bij een nieuwe klant middenin de coronaperiode? Vanuit huis je werkzaamheden opstarten zonder je collega’s ooit in persoon te hebben ontmoet? Spannend is het zeker, maar hoe pak je zo’n situatie aan? Onze collega Linsey van Bennekom onderging deze uitdaging en begon eind juni aan een nieuwe opdracht. Door de Corona maatregelen was ook zij genoodzaakt om op afstand te werken en haar nieuwe collega’s en werkzaamheden vanaf thuis te leren kennen. Vanuit Marcadus geloven wij in het principe ‘samen weten wij meer’ en daarom deelt Linsey graag haar tips en tricks voor het opstarten van een nieuwe opdracht vanaf afstand.

Blog: Opdracht starten op afstand

Maak duidelijke afspraken over je introductie
Daar waar je voorheen op locatie een rondje door de gangen kon maken om jezelf kort voor te stellen aan directe en minder directe collega’s, gaat dit bij thuiswerken niet. Daarom is het belangrijk om met je leidinggevende duidelijke afspraken te maken over je introductie. Het is van belang dat jij bij de juiste collega’s wordt geïntroduceerd en dat dit natuurlijk op de juiste manier gebeurt. Wat voor mij goed heeft gewerkt, is dat mijn leidinggevende mij kort introduceerde bij mijn directe collega’s in een videomeeting en daarbij ook goed mijn nieuwe rol heeft toelicht. Hierna heb ik zelf het initiatief genomen om met collega’s apart een introductiemomentje in te plannen. Zo leer je je collega’s één op één al meteen iets beter kennen en kan je daarmee een goede basis leggen voor de toekomstige samenwerking. Ik heb ook gemerkt dat dit initiatief gewaardeerd werd en dat collega’s het oprecht fijn vonden om nog even een apart momentje te hebben om iets meer van elkaar te weten te komen.

Dress to impress
Organisaties zijn door de switch naar thuiswerken massaal overgegaan op videomeetings. En alhoewel het verleidelijk is om in je vrijetijdskleding aan te sluiten bij een videomeeting nu je toch vanuit huis werkt, raad ik het aan dit niet te doen. Want wanneer ben jij voor het laatst in je joggingpak naar de klant geweest? Ik in ieder geval nog nooit. Zorg daarom voor een goede start en informeer van te voren naar de dresscode van de organisatie waar je aan de slag gaat. Zo weet je dat je ook op afstand representatief en professioneel overkomt. Je kan immers maar eenmaal een eerste indruk maken.

Durf te vragen
Een nieuwe opdracht beginnen op afstand is niet makkelijk. Er komt veel nieuwe informatie op je af en je moet je draai zien te vinden in je werkzaamheden. Waar je bij werken op locatie een collega vaak even iets tussendoor kon vragen, wordt deze stap op afstand al snel iets groter. Collega’s begrijpen echter ook dat het lastig is op afstand te starten en zullen je over het algemeen graag helpen. Durf dus te vragen, liever te veel dan te weinig. Zowel in geplande meetings op afstand als daarbuiten. Bespreek ook met collega’s wat ze hierin fijn vinden: per email, even kort bellen, de chatfunctie van Teams of bijvoorbeeld via WhatsApp. Zelf maak ik veel gebruik van de chatfunctie van Teams om korte vragen tussendoor te stellen. Dit is een laagdrempelige manier van communiceren en werkt voor mijn gevoel zelfs beter dan een collega op locatie iets vragen, doordat je snel kan antwoorden op een moment dat het uitkomt. Het resultaat? Effectief informatie kunnen uitwisselen met collega’s zonder dat dit als tijdrovend of belastend wordt ervaren.

Blijf communiceren en zichtbaar
Het lijkt misschien een open deur, maar ook juist bij het starten van een opdracht op afstand is communicatie erg belangrijk. Daar waar ik op locatie altijd te horen kreeg dat communicatie een van mijn sterke punten was, merkte ik dat de drempel om mijn werkzaamheden te delen vanuit huis op de een of andere manier hoger was dan wanneer ik op locatie zou zitten. Ik verrichte bergen met werk, maar de resultaten waren niet echt zichtbaar, omdat ik er naast de gebruikelijke meetings (onbewust) weinig over communiceerde. Toen mijn leidinggevende aangaf dat ik wel wat meer mocht communiceren, ben ik hier ook bewust mee aan de slag gegaan. Zo stuur ik nu dagelijks aan het einde van de dag een korte update van gebeurtenissen en werkzaamheden naar mijn leidinggevende. Daarnaast geef ik ook regelmatig aan via een email dat ik met producten gestart ben en deze te vinden zijn op Sharepoint. Zo houd ik mijn collega’s op de hoogte van ontwikkelingen en kunnen ze zelf bepalen of ze al willen kijken naar work in progress. Ik heb gemerkt dat deze communicatie ook positief doorvloeit in reguliere overleggen, mijn updates zijn nu veel effectiever, omdat mijn collega’s al weten wat er speelt.

Probeer op afstand een band op te bouwen
Mensen beter leren kennen of even bijpraten bij de koffiemachine zit er niet in bij thuiswerken. Toch is het belangrijk dit soort contacten op te bouwen en te onderhouden bij de start van een nieuwe opdracht. Want zeg nou zelf, het werkt toch fijner als je je collega’s wat beter kent. Probeer daarom hier een manier in te ontdekken die voor jou (en je collega’s) werkt op afstand. Bel iemand op of stuur eens een Whatsapp waarbij je het niet alleen over werk hebt. Een videomeeting is hier bij uitstek ook geschikt voor, omdat je via de achtergrond een inzicht krijgt in de persoonlijke situatie van een collega. Ik kan in ieder geval inmiddels wel de collega’s eruit halen met huisdieren die door het beeld lopen of collega’s met kleine kinderen die ook even willen zwaaien naar al die vreemde mensen in beeld. Dit zijn juist de unieke inzichten die je bij werken op locatie niet snel tegenkomt en geeft je stof om vragen te stellen buiten het werk om én een laagdrempelige manier om een band op te bouwen. Neem daarnaast ook deel aan informele online activiteiten zoals de digitale borrel of pubquiz, grote kans dat je je collega’s dan ook eens op een andere manier meemaakt.

Bijna drie maanden na de start van mijn opdracht bij een nieuwe klant op afstand heb ik het gevoel dat de tijd voorbij gevlogen is. Natuurlijk is het spannend om een opdracht op afstand te beginnen, maar terugkijkend kan ik zeggen dat het me alles is meegevallen en durf ik te zeggen dat ik ook digitaal al een band heb kunnen opbouwen met collega’s. Wees jezelf zoals je ook op locatie zou zijn, met bovenstaande tips in het achterhoofd houdend, en dan kan je jezelf en je kwaliteiten ook op afstand prima laten zien.

Andere cases

Blog: Opdracht starten op afstand

Tips en tricks

Lees meer

Blog: Opdracht starten op afstand

Blog: Inzicht door data en managementmodel te koppelen in dashboard

Effectief gebruik van data

Lees meer

Blog: Inzicht door data en managementmodel te koppelen in dashboard

Blog: De menselijke kant van data

Succesvolle verandering

Lees meer

Blog: De menselijke kant van data

Blog: Service in projecten

Rust in de uitvoering

Lees meer

Blog: Service in projecten

Blog: Later was alles beter

Verandermanagement bij strategie implementatie

Lees meer

Blog: Later was alles beter

Blog: Reinventing the ERP wheel

Succesvolle ERP verandering

Lees meer

Blog: Reinventing the ERP wheel

Blog: De Business Data Scientist

De held van process mining

Lees meer

Blog: De Business Data Scientist

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Resultaat in een agile omgeving

Lees meer

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Process mining in de praktijk

Lees meer

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Blog: Overeenstemming in no time

Resultaat in project management

Lees meer

Blog: Overeenstemming in no time

Case: Release management implementatie in de geo keten

Samen naar zekerheid in IT leveringen

Lees meer

Case: Release management implementatie in de geo keten

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

De energietransitie in de praktijk

Lees meer

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

Case: Third party delivery in collect return process

Van data naar dashboarding en monitoring

Lees meer

Case: Third party delivery in collect return process

Case: Proces Projects to Cash

Gaten in projectadministratie vullen met data-analyse

Lees meer

Case: Proces Projects to Cash

Case: Project Management Office Mammoet

The biggest thing we move is time

Lees meer

Case: Project Management Office Mammoet