Blog: Overeenstemming in no time

Resultaat in project management

Snel overeenstemming bereiken met een multidisciplinaire groep en toch iedereen aan het "woord" laten? Het lijkt moeilijk, maar met een eenvoudige workshop kan je effectief overeenstemming bereiken.

"Overeenstemming in no time"

Recent heb ik bij mijn klant (Privium op Schiphol) een leveranciersselectie uitgevoerd, als onderdeel van een groter project. Onderdeel van het selectieproces was een demonstratie van het product door de leveranciers. Na afloop van de leveranciersdemo´s moest een multidisciplinaire groep tot een beoordeling komen van de demo cases. Vaak levert dit soort beoordelingen lange discussies op, waarbij niet iedereen zijn mening op tafel legt. Dit is jammer want daarmee worden niet alle observaties besproken en waardoor het uiteindelijke besluit kwalitatief lager is.
Ik stelde mijzelf de vraag: "hoe kan ik binnen een uur 11 demo scenario's beoordeeld krijgen terwijl ik wel alle leden van de groep aan het woord laat maar ook effectief tot een beoordeling kom?"

Wat vooraf ging...

In het hele selectietraject speelde de Procurement afdeling een belangrijke rol in het bewaken van een "level playing field" voor alle betrokken leveranciers. De leveranciers werden beoordeeld op prijsstelling en kwaliteit. De kwaliteit van de leveranciers werd beoordeeld op basis van (1) het voldoen aan het programma van eisen (de "compliancy list") en (2) de beoordeling van de scenario's in de leveranciersdemo's. De leveranciersdemo's waren in feite een validatie van het voldoen aan het programma van eisen.

Een multidisciplinaire groep van 10 personen, die elkaar niet allemaal even goed kenden, moest de beoordeling uitvoeren. Een deel van de groep waren IT specialisten met een lange staat van dienst en veel inhoudelijke kennis. Een ander deel van de groep is meer gefocust op de operationele kant van het product ("welk product heeft het grootste gebruiksgemak voor onze Privium leden?"). De doelstelling was om binnen een dag tot een beoordeling van 2 leveranciers te komen. Beide leveranciers moesten 11 vooraf gedefinieerde cases demonstreren.

Van observatie naar overeenstemming

De leveranciersdemo's vonden plaats in ons nieuwe kantoor in Gorinchem. De koffie was goed, er werden goede vragen gesteld, er kon gelachen worden en ook de leveranciers voelde zich welkom. Kortom, er was een goede sfeer!
De dag bestond uit twee leveranciersdemo's van elk 3 uur. Daarna was 2 uur gepland om de feedback op de twee leveranciers te bespreken en een winnaar uit te roepen van dit onderdeel van de leveranciersselectie.

Direct na de demo van elke leverancier kregen alle leden van de groep 20 minuten de tijd om hun feedback te geven op de 11 cases. Dit ging als volgt in zijn werk;

  • Elk lid schreef zijn observaties bij iedere case op en categoriseerde die als "positief" of "negatief". Voor iedere opmerking één Post-it,
  • Elke leverancier had een andere kleur.

Tijdens de evaluatie aan het einde van de dag werd iedere case besproken. Eerst de observaties over leverancier A, daarna over leverancier B. Iedere Post-it las ik voor. Eerst de positieve punten, daarna de negatieve punten.

Bij het voorlezen van iedere Post-it werd duidelijk dat een groot aantal observaties overlappend waren. "Zonde van de tijd om voor te lezen", zou je kunnen zeggen, maar de individuen in de groep herkende hun eigen formulering. Bovendien, voor de groep werd het heel duidelijk op welke punten zij het met elkaar eens waren. Nog interessanter waren de opmerkingen die niet zo frequent voor kwamen en soms zelfs afwijkend waren. Juist over deze punten kon gericht gediscussieerd worden en dit leverde interessante inzichten op.

Om vervolgens vanuit de observaties naar een besluit te komen gaven de leden een rapportcijfer per case. De rapportcijfers waren 2/4/6/8/10. Vaak wordt een schaal van 1 tot 5 gebruikt. Door de schaal op te rekken en alleen de "even" cijfers te gebruiken liggen de cijfers minder dichtbij elkaar en is het eenvoudiger een cijfer toe te kennen. Puur psychologisch dus. Hierdoor lijkt het cijfer meer waarde te krijgen. De groep moest als geheel een cijfer geven en mijn vraag aan de groep was dan telkens; "welk rapportcijfer geven wij deze leverancier voor deze case?". Door middel van stemmen (handen opsteken) kwam de groep dan tot een cijfer. Op basis van de rapportcijfers kon bepaald worden welke leverancier de meeste punten had verzameld over alle cases. Op deze manier rolde het dagresultaat vanzelf op tafel.

Documenteren van de totstandkoming

Na afloop van de sessie zijn alle observaties per case in een Powerpoint gezet (gecategoriseerd over "positief" en "negatief", beide leveranciers op één slide per case). Hierdoor ontstaat een compleet naslagwerk dat een transparant inzicht geeft in hoe de beoordeling tot stand gekomen is.

Conclusie

Is deze simpele workshop nou "rocket science"? Nee, zeker niet! Deze simpele samenwerkingsvorm geeft wel veel transparantie waarbij iedereen uit de groep op een gelijkwaardige manier zijn feedback kan geven. De ene persoon overstemt de andere niet, iedere observatie krijgt de ruimte om gehoord te worden en er is ruimte voor de verrassende observatie of mening die anders niet op tafel zou komen. Daarnaast ziet de groep het resultaat van de dag (de beoordeling) voor hun eigen ogen ontstaan. Er ontstaat direct samenvatting van alle feedback en de conclusie ligt voor het oprapen. De groep heeft met elkaar een besluit genomen. En dat was dan ook juist de feedback die terugkijkend op de dag gegeven werd door de deelnemers.

Rob Pees

Andere cases

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Resultaat in een agile omgeving

Lees meer

Blog: Transparantie als basis binnen Scrum

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Process mining in de praktijk

Lees meer

Blog: De juiste inzichten geven niet per se de juiste discussie

Blog: Overeenstemming in no time

Resultaat in project management

Lees meer

Blog: Overeenstemming in no time

Case: Release management implementatie in de geo keten

Samen naar zekerheid in IT leveringen

Lees meer

Case: Release management implementatie in de geo keten

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

De energietransitie in de praktijk

Lees meer

Case: Ontvlechting Vrije Domein bedrijfsactiviteiten bij Alliander

Case: Third party delivery in collect return process

Van data naar dashboarding en monitoring

Lees meer

Case: Third party delivery in collect return process

Case: Proces Projects to Cash

Gaten in projectadministratie vullen met data-analyse

Lees meer

Case: Proces Projects to Cash

Case: Project Management Office Mammoet

The biggest thing we move is time

Lees meer

Case: Project Management Office Mammoet

Case: Implementatie ERP-softwarepakket IFS bij URS

Belgische pragmatiek

Lees meer

Case: Implementatie ERP-softwarepakket IFS bij URS

Case: Operational Excellence Huisman Equipment

Paperclips ombuigen

Lees meer

Case: Operational Excellence Huisman Equipment

Case: Optimalisatie bij een maritieme dienstverlener

Een golf van verandering

Lees meer

Case: Optimalisatie bij een maritieme dienstverlener

Case: Ruilverkaveling Alliander en Enexis

Ruilen zonder huilen

Lees meer

Case: Ruilverkaveling Alliander en Enexis