Later was alles beter

Als we nou toch eens met het einde konden beginnen, dan zou onze start vervolgens veel gemakkelijker worden. “Als we dat op voorhand hadden geweten, hadden we het wel anders gedaan” is een vaak gehoorde uitspraak na verander trajecten die niet helemaal zijn uitgepakt zoals van tevoren werd gedacht. Iedereen die bij de realisatie van grote projecten betrokken is, kent het wel. Zeker als werkwijzen gaan veranderen en er directe veranderingen zijn in de dagelijkse activiteiten. Mensen houden niet altijd van verandering, ook al is een stuurgroep overtuigd van de voordelen voor de organisatie.

In al ons enthousiasme over nieuwe ICT-toepassingen en functionaliteiten vergeten wij steeds vaker de aandacht voor de organisatie. Die moeten er uiteindelijk zelf mee gaan werken, maar zijn niet altijd even goed betrokken bij het verander traject. Hoewel de weerstand tegen verandering van alle tijd is, is er ook positief nieuws. Weerstand tegen verandering is zo erg nog niet. Het houdt je scherp om rekening te houden met eerder opgedane ervaringen en kennis van de organisatie. De ‘oude’ situatie was zo erg nog niet, maar we zijn het er wel over eens dat we naar een nieuwe manier van werken moeten gaan om onze doelstellingen te behalen.

Richt niet al je energie op de groep die weerstand biedt, focus je op de groep die vooruit wil. Slechts een klein deel van de organisatie geeft weerstand, de grote middenmoot laat zich mee nemen door emotie en argumentatie van beide kampen. Verwar het gedrag van de middenmoot niet met weerstand. Zij zijn simpelweg onpartijdig en volgen wel, maar doen niet actief mee en lijken daarom niet te willen veranderen.

In de literatuur zijn boeken vol geschreven van methodieken om vanuit de optiek van change management veranderingen succesvoller te laten zijn. De bekendste is wellicht de faseringen van Kotter. Belangrijk hierbij is om deze kennis ook op de juiste wijze in te zetten in de realisatie van je project. Change management lijkt vaak een onderdeel wat erbij gedaan moet worden, maar iedereen weet ook dat een effectieve verandering niet vanzelf gaat en dat een paar nieuwsbrieven of aankondigingen onvoldoende zijn.

Een succesvol verander traject blijft nog steeds een project en een volwaardige aandacht voor de organisatie is hierbij een must. Zorg daarvoor dat er bij aanvang al een gedegen plan voor je change management ligt en doe dit er niet even bij. In dit plan moet duidelijk naar voren komen hoe iedereen, van management tot operatie, een bijdrage kan leveren aan de gestelde doelen. Zorg dat iedereen begrijpt hoe hij of zij een bijdrage kán leveren. Mensen willen wel een bijdrage leveren aan het grotere geheel, maar dan moeten ze wel begrijpen hoe zij hier directe invloed op uit kunnen oefenen.

Maak een duidelijk plan en zorg voor een continue stroom van energie richting alle stakeholders. Een goede en tijdige communicatie is hierbij van belang. De eerste 6 weken zijn cruciaal bij verander trajecten. Het energie level is de eerste twee weken hoog, vervolgens ebt de aandacht langzaam weg en voor je het weet komt de eerste dip er al aan. Als je hier de teugels los laat weet je op voorhand al dat de verandering niet haar volle potentie gaat bereiken.

Vanuit de diverse trajecten die wij gedaan hebben is duidelijk het effect te zien van een wel overwogen aanpak. Hiervoor moet je wel de juiste mensen inzetten, ervaren experts die een goed gevoel hebben voor alle stakeholders en het inzicht hebben om bruggen te slaan en complexe situaties eenvoudig(er) te kunnen maken. Dat doe je niet vanachter je bureau, het is een actieve rol als de bekende spin in het web die ervoor zorgt dat iedereen ook weet wat het traject inhoudt, waarom keuzes gemaakt worden en aangeeft welke nieuwe mogelijkheden er zijn.

Eindgebruikers zijn net mensen, dus als je op de juiste wijze zorgt voor de aandacht die eind gebruikers verdienen gaat het een stuk makkelijk. Denk er dus direct over na, maak een plan en ga met de juiste mensen aan het werk. Beginnen met het einde: “Nu we dit op voorhand weten, gaan we het ook zo doen”.

Eens verder sparren over hoe verander trajecten beter kunnen, neem gerust contact op. Samen weten wij tenslotte meer en wij delen graag onze visie en expertise.