Proces Projects to Cash

Projecten administreren is een kunst. Het vergt veel tijd en nauwkeurigheid om alle projecten in je organisatie correct in beeld te brengen. Vervolgens is er geen garantie dat hier zinvolle inzichten uit volgen. Zeker niet wanneer blijkt dat de projectadministratie niet optimaal is ingericht in het bedrijfsapplicatielandschap.

“Gaten in projectadministratie vullen met data-analyse”

Jan: “Deze klant bedient een nichemarkt in de maritieme sector, en projecten vormen het hart van de dienstverlening. De projectenafdeling is echter duidelijk niet op orde, en het is lastig aan te wijzen waar exact de root cause ligt. Eén van de oorzaken hiervoor is dat de standaard rapportages uit de gebruikte software onvoldoende zijn om een goede analyse uit te kunnen voeren. Vraag aan ons was of wij wel inzicht konden bieden.“

Joost: “Process Mining kan in dit soort gevallen een prima analysetool zijn. We zijn gestart met het stellen van de juiste vragen. Soms is heel veel detail niet van belang voor het accuraat kunnen aanbieden van inzichten. In dit geval was er geen goede registratie van projectactiviteiten voorhanden met daaraan gekoppeld de relevante financiële transacties. Samen met de klant hebben we uitgevonden welke processtappen wel de gewenste informatie in systemen achter laten. Ook al was dat niet altijd direct aan elkaar gekoppeld.”

Jan: “Exact. Met Process Mining is het mogelijk, zelfs wanneer de logs niet volledig zijn, de loop van het proces te bestuderen. Proceseigenaren kunnen in combinatie met onze analyses de puzzel prima compleet krijgen. In dit geval was er vrij snel bekend door welke afdeling de grootste issues indirect werden veroorzaakt. Omdat je met process mining tastbare resultaten kunt laten zien, zijn deze van zichzelf overtuigend. Nadat we gezamenlijk de resultaten hebben doorgenomen, was het niet moeilijk om een verandersfeer te creëren.“

Joost: “En dat is waar de kracht van Marcadus ligt. Wij zijn met de resultaten van de analyse aan tafel  gaan zitten met de proceseigenaren. Zij kwamen zelf met voorstellen voor inhoudelijke oplossingen, waarna wij met proces- en implementatiekennis dit in de praktijk konden laten landen en borgen. Tastbare data helpt overtuigen. Het neutrale karakter van data is bij uitstek geschikt om iedereen op een positieve manier mee te laten denken.”

Jan Vianen en Joost de Groof

Deze klant wordt op verzoek niet bij naam vernoemd. Ze bedient meerdere grote en kleinere specialistische vervoerssectoren met services en projecten. Dit vraagstuk gaat over het betrouwbaar inzicht krijgen in het projectenportfolio, en de financiële impact van deze projecten.