Deel 1: Project Quality Review - de thermometer in uw projecten

Projecten verlopen soms soepel en soms uiterst moeizaam. De redenen zijn uiteenlopend, maar er is een rode draad in de oorzaken. Bij ieder project zijn er lessen te trekken, positief of negatief. Het is dus belangrijk om het projectverloop te analyseren en hier van te leren.

Met de Project Quality Review (PQR) methodiek reviewt Marcadus haar projecten, om zo te reflecteren op een lopend of een afgerond project. Zo verbeteren wij onze prestaties bij onze klanten, maar wij kunnen deze methodiek ook in uw organisatie toepassen. 

In dit blog vind je het antwoord op de vraag “Wat is PQR en wat kan ik er mee?”. Binnenkort volgt deel 2 van dit tweeluik met een toelichting op de PQR aanpak en een aantal lessen. 

Waar begint het mee?
In Agile werkvormen is het uitvoeren van reviews en retrospectives een “way of working”. In Waterval projecten is het niet “verboden” om dat ook te doen. Sterker nog, veel Waterval methodieken zoals Prince2 verwachten ook een End of Project report. Dit wordt vaak gezien als een verplichting in plaats van een kans om te leren.  "We weten toch wat er goed en fout is gegaan" is een veel gehoorde uitspraak, terwijl een goed uitgevoerde review altijd interessante invalshoeken oplevert.

Een PQR begint met het bewust zijn dat uit ieder project wel wat te leren valt, dat het zinvol is daar bij stil te staan en de output te delen met anderen. PQR is niet een afvinkreview die kijkt of alle Prince2 documenten aanwezig zijn, het is een praktische reviewtool die snel en efficiënt kan worden toegepast tijdens of na een project.

Focus van PQR gericht op succesfactoren 
De focus van PQR richt zich op twee belangrijke succesfactoren van een project:
•    Het overzicht hebben van de uitgangssituatie van een project en;
•    Duidelijkheid over wat het project moet leveren. 
Natuurlijk is er altijd ruimte voor voortschrijdend inzicht of iteratie, maar het is net als het maken van  een wandeling; je wil weten waar vandaan je vertrekt en waar je (ongeveer) naar toe wil. 

Uitgangssituatie als vertrekpunt
Als stakeholders een verschillende visie hebben ten aanzien van de probleemstelling, de doelstelling, (in/out of) scope, de randvoorwaarden, uitgangspunten en afhankelijkheden dan is de start al vals. In een PQR wordt gekeken of de uitgangssituatie duidelijk beschreven is en of de stakeholders op één lijn zitten, dit is immers het vertrekpunt.

Deliverable als bestemming
Wanneer de eisen aan projectdeliverable van te voren goed worden bepaald, levert dat bij het moment van oplevering weinig discussie meer op. Dat betekent dat de eisen duidelijk en concreet opgesteld moeten worden, zodat op basis van deze eisen ook duidelijke en volledige acceptatiescenario’s opgesteld kunnen worden. Interessant genoeg levert de vertaling van eisen naar acceptatiescenario’s ook altijd weer interessante nieuwe inzichten op. Juist deze verdieping zorgt weer dat de developers beter begrijpen wat er gebouwd moet worden. 
PQR kijkt naar of en hoe de eisen aan een deliverable zijn opgesteld en of deze ook doorvertaald zijn naar acceptatiescenario’s. De tijd die hier aan de “voorkant” in geïnvesteerd wordt, wordt dubbel en dwars aan de “achterkant” terug verdiend.

Waarde van een PQR
Na het uitvoeren van PQR review op een project wordt een adviesrapport opgesteld. In de methodiek is een norm opgesteld, zodat duidelijk zichtbaar is wat goed gaat en wat beter kan. Dit document wordt besproken met de opdrachtgever en de key stakeholders. De observaties worden vertaalt naar praktische handvatten voor verbetering, daarbij is het ook belangrijk om te benoemen wat allemaal goed gaat.

Meer weten?
Bent u enthousiast geworden over PQR en wilt u meer weten over wat PQR zou kunnen betekenen voor uw organisatie? Wij bieden het PQR concept aan als tussentijdse project review, maar ook als eind review van een project. Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden van PQR voor uw organisatie. Voor meer informatie, neem vrijblijvend contact via info@marcadus.com