Deel 2: Project Quality Review - de thermometer in uw projecten

Uit iedere project zijn lessen te trekken. Het uitvoeren van een Project Quality Review (PQR) draagt bij aan het stimuleren van een 'lerende organisatie', gericht op het continu verbeteren van de project uitvoering.

In het vorige blog over Project Quality Review (PQR) is stil gestaan bij wat PQR is en wat de waarde van PQR is. In dit blog staan we stil bij de aanpak en de lessen die er tot nu toe uit te trekken zijn. 

Project Quality Review aanpak 
De aanpak van PQR is even simpel als effectief. Naast het bekijken van de project documentatie worden interviews afgenomen met project stakeholders. Uit de interviews en documentatie komen bevindingen (positieve -en verbeterpunten) naar voren. Doordat de PQR uitgevoerd wordt door personen die niet betrokken zijn bij het specifieke project is een PQR onafhankelijk en is transparantie noodzakelijk. In de vertrouwelijkheid van een review kan alles besproken worden. 

 
Figuur 1: Het Project Quality Review (PQR) stappenplan

PQR is een handvat voor concrete verbetering
Bij de interviews wordt stil gestaan bij een zevental hoofd onderwerpen, namelijk: 

• Scope, 
• Risico’s, 
• Finance, 
• Planning, 
• Quality, 
• Change management en 
• Governance. 

Uit de gesprekken komen concrete inzichten per onderwerp naar voren. Er wordt direct duidelijk waar de verbeterpunten te vinden zijn. Ook wordt duidelijk wat positief verloopt. De inzichten worden gevisualiseerd in een overzichtelijk webdiagram per onderwerp. Alle onderwerpen tellen op in een overall score. Naar mate het aantal PQR's toeneemt komt er een norm score die als benchmark fungeert voor nieuwe projecten. De rapportage geeft concrete handvatten voor het verbeteren van de resultaten van projecten.

 
Figuur 2: Overall score webdiagram

Binnen Marcadus reviewen wij per medewerker minimaal 1 project per jaar met als doel om van elkaar te leren. De resultaten uit de PQR’s geven de individuele collega’s handvatten voor verbetering en lessen worden onderling gedeeld. Dit maakt ons zowel individueel en als team sterker.  

Lessons learned uit PQR reviews
Bij de PQR reviews komen een aantal lessons learned naar boven;

• Communicatie en betrokkenheid houden van stakeholders is belangrijk. Informeer stakeholders tijdig over ontwikkelingen (positief en negatief) rond het project, zo manage je de verwachtingen. Dat hoeft niet altijd in een meeting of een email, maar dat kan ook in een Whatsappgroep met de stuurgroep en/of team. Deel bijvoorbeeld een doorbraak in een test door een filmpje of een foto te maken. Zo blijven stakeholders betrokken en wordt voortgang tastbaar.
• Maak met het team een gezamenlijk overzicht van randvoorwaarden, afhankelijkheden en uitgangspunten (RAU). Gebruik dit overzicht om met het team de context van het project helder te krijgen.  Gebruik dit overzicht  om een risico matrix te maken. Het zorgt tevens er voor dat alle betrokkenen de context van het project kennen en elkaar scherp kunnen houden.
• Maak een risicomatrix met het team en zorg dat de risico’s toebedeeld zijn aan owners en volg dit actief binnen het team op.
• Maak een duidelijk Programma van Eisen, waar in stakeholders hebben geparticipeerd. Dit Programma van Eisen vormt de basis van de acceptatiescenario’s, waarin ook weer de stakeholders (eventueel gedelegeerd) het project resultaat accepteren. Vervolgens kunnen eventueel gestructureerd restpunten afgewerkt worden. 

Met behulp van een gestructureerde workshop kost het maar 1 a 2 uur van alle stakeholders om deze punten af te stemmen. Dit voorkomt heel veel losse sessies en frustraties gedurende het project.

Meer weten?
Bent u enthousiast geworden over PQR en wilt u meer weten over wat PQR zou kunnen betekenen voor uw organisatie? Wij bieden het PQR concept aan als tussentijdse project review, maar ook als eind review van een project. Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden van PQR voor uw organisatie. Voor meer informatie, neem vrijblijvend contact via info@marcadus.com