Reinventing the ERP wheel

Terwijl iedereen vol is van nieuwe technologieën en termen als big data en Artificial Intelligence de markt overspoelen gaat het ‘gewone’ werk met zijn dagelijkse activiteiten nog steeds door. Er moeten nog steeds materialen geregeld worden, projecten bewaakt worden en de uitdaging om een goede grip op de financiën te behouden blijft bestaan.

Naast de bekende operationele uitdagingen veranderen bedrijven en hun markten, klanten vragen om meer informatie en ook de eigen medewerkers willen direct inzicht krijgen in de verschillende processen. Een up-to-date ICT systeem is hierdoor niet alleen noodzakelijk, maar is ook steeds sneller gemeengoed van de gehele organisatie.

Diverse bedrijven kijken hierdoor ook naar hun ERP systemen en besluiten deze te vervangen. Vaak zien wij als Marcadus dat hier voor een ‘klassieke’ benadering wordt gekozen; Een korte voorbereiding, waarna de processen worden gedefinieerd, waarna de selectie plaatsvindt. Snelheid van het traject en een minimale impact voor de operatie zijn hierbij vaak de belangrijkste randvoorwaarden.

Het ERP wiel wordt hierbij voor de systeem selectie weer afgestoft en de selectie wordt op dezelfde manier uitgevoerd zoals dat 10 jaar geleden ook werd gedaan. Er volgt een implementatie traject vanuit de techniek, waarbij de oude (bekende) project fasen nog steeds even lang duren, er weinig aandacht is voor de medewerkers en aansluiting met de strategie en visie van het bedrijf ontbreekt. Dit wringt niet alleen met de huidige, veranderende verwachtingen, maar is ook helemaal niet nodig. Dus waarom wordt er niet gekozen voor een andere aanpak?
Of je nu een voorstander bent van een lerende organisatie of niet, vanuit Marcadus zijn wij van mening dat deze trajecten effectiever en efficiënter kunnen. Wij geloven in ervaringsgericht veranderen en daarbij hechten wij veel belang aan het betrekken van de gehele organisatie. Reinventing the ERP wheel is een must om beter aan te sluiten op de veranderende organisatie.

In diverse trajecten heeft Marcadus bedrijven geholpen bij het selecteren van een nieuw ERP systeem. Hierbij kiezen wij voor een aanpak waarbij de organisatie eerst wordt geholpen hun strategische visie beter te formuleren. Dit kan een uitdaging zijn, maar middels goed gefaciliteerde workshops met board en/of managementleden kunnen hier snel stappen in worden gezet. Dit kan via methodieken als het OGSM model, maar ook met andere mogelijkheden vanuit onze best practice.

Hierbij is het echter niet alleen een kwestie van het definiëren van concrete doelen en prioriteiten, maar vergt dit ook een actievere visie t.a.v. de eigen medewerkers. Strategische doelen en best practices helpen zeker, maar zonder de juiste inzet van de eigen organisatie is dit een uitdaging. Change management is de noodzakelijke smeerolie van de motor van verandering.

De andere nieuwe spaak in het ERP wiel is de waarde van gevisualiseerd inzicht in de eigen processen. Waar deze trajecten eerder de nodige tijd vergde kan door toepassing van process mining dit inzicht in een veel kortere tijd en completere wijze gerealiseerd worden. Sterker nog, door het gebruik van de eigen data en visualisatie van de processen is onze ervaring dat de kennis en kunde van de eigen medewerkers veel beter tot zijn recht komt. Dit draagt bij aan een betere eindoplossing, maar zorgt ook voor meer betrokkenheid van de medewerker voor de implementatie.

Reinventing the ERP Wheel: Een gedegen strategische visie die over de horizon heen reikt en de toepassing van process mining als onderdeel van het ERP selectie en implementatie traject zijn wat Marcadus betreft essentiële onderdelen geworden voor een succesvolle ERP verandering.

Eens verder sparren over hoe ERP selectie en implementatie trajecten beter kunnen, neem gerust contact op. Wij delen graag onze visie en expertise.