Transparantie als basis binnen Scrum

Een organisatie meekrijgen bij een Agile transformatie is niet eenvoudig, maar vaak is het een combinatie van de kleine dingen die tot een succes leiden.

Al geruime tijd begeleid ik Scrum teams in hun dagelijkse stand ups. Hierbij behandelen wij de status van features, user stories en tasks om zo de werkzaamheden af te stemmen en een plan te hebben voor de aankomende 24 uur. Tijdens deze korte intensieve stand up’s maken wij vaak gebruik van digitale tooling om onze voortgang inzichtelijk te maken.

De afgelopen periode heb ik een aantal Scrum teams mogen begeleiden binnen Damen Shipyards. Bij deze organisatie vonden de “stand ups” altijd plaats in een afgesloten vergaderkamer zittend aan een tafel. Tijdens de stand up werd het digitale Scrum board geopend en de status van user story’s en taken werden besproken en externe resources werden aangehaakt middels een call.

Door het gesloten karakter van de stand ups was er vanuit de rest van de organisatie onduidelijk en onbegrip over hoe dit Scrum proces verloopt. Daarnaast was er terughoudendheid of deze werkwijze wel een voordeel kon opleveren voor de huidige projecten die volgens een traditionele projectmanagement methodes werden uitgevoerd.

Ik vroeg mij af ”hoe kunnen we de Scrum werkwijze transparanter en prominenter aanwezig laten zijn op de afdeling waar ik werk” (50 Fte) zodat iedereen kennis kan nemen van onze voortgang en we mogelijk de Scrum werkwijze in de gehele organisatie kunnen toepassen?

Scrum zichtbaar maken is de eerste stap naar succes

Om Scrum te laten leven binnen de organisatie heb ik er voor gekozen om naast de digitale tooling een fysiek Scrum board te gaan gebruiken. Op deze manier is Scrum zit niet langer “verstopt” in een software tool die voor een beperkt aantal mensen te zien is. We laten de gehele organisatie zien dat Scrum leeft en dat er sneller en efficiënter resultaten worden geboekt.

Ons fysieke Scrum board is voor ons dus een handig hulpmiddel om de status van de taken tijdens een Scrum sprint zichtbaar te maken. Het Scrum board wordt hier ook wel een Scrum takenbord genoemd. Simpelweg, omdat we alle taken die tijdens een sprint worden uitgevoerd (de sprint backlog), met Post-its of Scrumcards op het bord worden weergegeven. De belangrijkste bovenaan, de minder belangrijke taken daaronder. Er staat een camera op het bord gericht zodat de externe resources uit India direct kunnen deelnemen aan de stand up. Hierbij nemen vooral de collega’s uit India een actieve rol waarbij zij ook rondom de camera staan aan in India.

Het gebruik van het fysieke Scrum board heeft de volgende voordelen:

• Iedereen is gefocust en pro actief bezig voor het bord. Niet meer afwachtend en reactief. Hij/zij vertelt wat hij de vorige dag heeft gedaan, wat hij/zij deze dag gaat doen.
• De Scrum leden laten de taken (Post it’s) over het bord bewegen van “To Do” t/m “Completed”, informeert elkaar hierover en dit bevordert de onderlinge samenwerking en inzichtelijkheid (transparantie) van de werkzaamheden enorm.
• Er wordt actief informatie met elkaar gedeeld waarbij dit eerst vaak via de Scrum Master of Product Owner ging.

Een van de kenmerken van een Agile Scrum team is dat er zo efficiënt mogelijk wordt gedocumenteerd. Echter dien ik ook nog stakeholder groepen als het portfolio management van informatie te voorzien over de voortgang. We hebben dus afgesproken dat de thema’s, epics, features, user stories en de sprintresultaten worden gedocumenteerd in de digitale tooling.

De juiste dingen doen… In het begin was er nog enige aversie binnen de teams om het scrum board te gaan gebruiken, omdat we de tooling hiervoor al digitaal beschikbaar hebben. Gedurende de afgelopen sprints is dat beeld volledig omgedraaid. Men ervaart dat er elke ochtend meer interactie ontstaat voor het scrum board waarbij de team leden elkaar meer willen én kunnen helpen. Ook de “toeschouwers” zijn aangehaakt en Scrum is nu echt aan het landen binnen de gehele organisatie. Hiermee is een samenwerkingsvorm gevonden die werkt binnen Damen Shipyards. De verschillende betrokken hebben met het fysieke scrum board een vorm gevonden waardoor de interactie op een prettige manier tot stand komt en er over de juiste onderwerpen gecommuniceerd wordt. Uiteindelijk is dat natuurlijk het doel van iedere werkvorm; de juiste dingen doen!

Er zijn inmiddels 3 andere project teams aangehaakt en zij hebben ook hun dagelijkse stand up nu voor het board.

Scrum on!